Oferim urmatoarele servicii

Cum automatizam importarea datelor din Excel in Word

BY IN Eficienta la birou, Uncategorized On 26-02-2015

Sunt convins ca fiecare cititor al acestui blog este la fel de organizat ca si noi, astfel fiecare lucrare este trecuta intr-un registru si fiecare solicitare este facuta in scris catre clienti si parteneri.

Drept urmare vom avea un registru in Excel in care va fi trecut fiecare client, obiectul contractului, suma datorata si orice alte date relevante pentru fiecare.

Si urmeaza inevitabilul – clientul doreste sa contracteze cu dvs. – astfel va trebui sa facem o oferta (in care numele si CUI-ul clientului  sa presupunem ca se repeta de 2 ori), un contract de confidentialitate (unde aceleasi date se repeta de 3 ori), si un contract de web design (unde datele de mai sus se repeta de 5 ori) si in final un proces verbal de predare-primire (unde datele se mai repeta o data).

CEL MAI URAT ESTE SA GRESESTI NUMELE CLIENTULUI SAU SA LUCREZI PE UN DOCUMENT MAI VECHI SI SA UITI SA SCHIMBI DATELE FOSTULUI CLIENT. ESTE UN SENTIMENT DE NEEXPERIMENTAT.

Corvoada aceasta poate fi preschimbata intr-o placere prin automatizarea procesului:

1. Mergem in registrul din Excel si selectam casuta dorita sau casutele dorite – cu un singur click- si folosim comanda “COPY”

simplu copy

2. mergem in Word acolo unde trebuie inserata valoarea si folosim comanda PASTE – match destination formatting and link to excel – aceasta comanda va lega datele din Word la Excel, dar va pastra formatul literelor din Word.

paste special match destination formatting and link to excel

3.  Repetam pasii 1 si 2 pentru fiecare camp necesar, ATENTIE LA FORMATARE – uneori am fost obligat sa fac aranjarea in pagina folosind un tabel

4. Folosim comanda -CTRL + A- select all si apoi comanda magica -SHIFT + F9-

ctrl a shift f9

5. Vom observa imediat ca in linkul nostru sunt indicate RANDUL (R2) si COLOANA (C1) la care se face apel.

6.  Deschidem functia de Replace -CTRL + H- unde inlocuim RANDUL corespunzator vechiului client (R2) cu randul corespunzator noului client (de ex.R5)

7.  Avand intregul text selectat (CTRL + A) folosim inca o data SHIFT + F9 – pentru a reveni la forma normala a linkurilor

8.  Apoi avand intregul text selectat apasam tasta F9.

Noi folosim des acest procedeu si astfel indepartam erorile umane si mult timp consumat intr-o directie necreativa.

Dar daca avem de printat  si salvat 500 de diplome pentru participantii unui curs. ? Folosim Merge Mail – o adevarata minune a tehnologiei. Citeste aici cum !


SHARE THIS ON:

3 years ago / No Comments

26

FEB

No

Comments

inomind

Parerea ta !

?