Oferim urmatoarele servicii

Merge Mail – elimina munca repetitiva

BY IN Eficienta la birou, Uncategorized On 23-03-2015

Merge Mail -o adevarata minune a tehnicii

Sa presupunem ca avem o lista(in Excel .xls, baza de date .db, text .txt s.a. ) cu 500 de invitati ai unui seminar si la final toti vor primi o diploma (ce este realizata in Word).

Cum realizam cele 500 de  diplome personalizate – cu numele invitatului in ma putin de 5 min.

Folosim Merge Mail – aceasta functie  nu este numai pentru scrisori cum am crede traducand numele functiei, ci poate fi folosita la orice fisier generat de Word (adresa oficiala, diplome, instiintari de plata, scrisori de multumire, bilete de participare).

Word 2003

1. Selectam Tools -> Letters and Mailings -> Mail Merge

2. In dreapta se deschide un mic tabel cu 6 pasi de urmat

a.  Selectam tipul documentului (letters in cazul nostru) ->

b.  Selectam layoutul documentului (documentul curent – daca sunteti deja in el) ->

c.  Selectam lista celor 500 de invitati (use an existing list si select list) ->

d. Introducem campul care se va schimba la fiecare diploma (numele participantului)  selectand “more items” si apoi campul corespunzator ->

d*. Daca avem mai multe campuri de introdus putem activa toolbar-ul Mail Merge (Selectam Tools -> Letters and Mailings -> Show Mail Merge Toolbar) apoi folosim butonul Insert Merge Fields

e.  Aici putem exclude din lista anumite persoane (edit recipient list) – studentii care nu au luat examenul final ->

f. Edit individual letters (daca exista o modificare la o anumita diploma) – folosind aceasta functie se va deschide un nou fisier Word, cu toate cele 500 de diplome generate, unde beneficiati de toate functiile din Word pentru a edita. ->

f’. Print ->

Si minunea se intampla Word-ul face toata munca in locul nostru


SHARE THIS ON:

3 years ago / No Comments

23

MAR

No

Comments

inomind

Parerea ta !

?